Jede Fristenüberwachung, jeder Prüfauftrag und jeder Nachweis setzt eines voraus: zu wissen, welche Geräte es überhaupt gibt. Das klingt banal und ist in der Praxis der häufigste Stolperstein. Eine Liste ist schnell angelegt – ein Verzeichnis, das den Betrieb über Jahre trägt, braucht ein paar Entscheidungen am Anfang.

Was ins Verzeichnis gehört

Ein Betriebsmittel braucht Angaben, die es eindeutig identifizieren, es im Raum verorten und die Prüfung steuern:

  • Eine eindeutige Inventarnummer – die einzige Angabe, die sich nie ändern darf
  • Gerätebezeichnung, Hersteller, Typ und, wenn vorhanden, Seriennummer
  • Schutzklasse – sie entscheidet, welche Messungen anzuwenden sind
  • Standort und Bereich – wo steht das Gerät, wer nutzt es
  • Zugeordnete Prüfvorlage mit den passenden Kriterien und Grenzwerten
  • Prüfintervall, begründet aus der Einsatzumgebung
  • Letzte Prüfung und die daraus berechnete nächste Fälligkeit
  • Lebenszyklus: aktiv, in Reparatur, außer Betrieb

Die Inventarnummer ist die wichtigste Entscheidung

Alles andere kann sich ändern: Ein Gerät wechselt den Standort, bekommt eine neue Zuleitung, wird einem anderen Kunden zugeordnet. Die Inventarnummer darf sich nicht ändern – sie ist der Faden, an dem die gesamte Prüfhistorie hängt.

Bewährt hat sich eine schlichte, fortlaufende Nummer mit festem Präfix, etwa BM-000123. Sprechende Nummern, die Standort oder Gerätetyp kodieren, wirken zunächst praktisch und werden zum Problem, sobald ein Gerät umzieht oder umgewidmet wird. Dann stimmt die Nummer nicht mehr – und niemand traut sich, sie zu ändern.

Die Inventarnummer identifiziert das Gerät, sie beschreibt es nicht. Alles Beschreibende gehört in eigene Felder, wo es sich ändern darf.

Der Weg von der vorhandenen Liste

Die meisten Betriebe starten nicht bei null, sondern mit einer gewachsenen Tabelle. Der Umstieg gelingt am besten in dieser Reihenfolge:

  • Erst aufräumen, dann importieren: doppelte Zeilen entfernen, Geräte streichen, die es nicht mehr gibt, Schreibweisen vereinheitlichen.
  • Struktur festlegen: Welche Standorte und Bereiche gibt es? Diese Gliederung ist später schwer zu ändern, weil alle Geräte daran hängen.
  • Prüfvorlagen anlegen, bevor die Geräte importiert werden – dann lässt sich die Zuordnung gleich mitgeben.
  • In Etappen importieren: erst ein Standort, Ergebnis prüfen, dann der Rest.
  • Plaketten drucken und anbringen, am besten im Zuge der nächsten regulären Prüfung statt als eigene Aktion.

Der Umgang mit Geräten, die man nicht findet

Bei jeder Bestandsaufnahme bleibt eine Restmenge: Geräte, die in der Liste stehen, aber nicht auffindbar sind. Der schlechteste Umgang damit ist, sie stillschweigend zu löschen – dann fehlt jede Spur, falls sie wieder auftauchen.

Besser ist eine dokumentierte Behandlung: Das Gerät bleibt im Bestand, bekommt aber einen Feldbefund mit Datum und Grund. Taucht es wieder auf, wird es geprüft und weitergeführt. Bleibt es über zwei Zyklen verschwunden, kann es mit Begründung ausgesondert werden.

Dasselbe gilt für den umgekehrten Fall: Geräte, die bei der Prüfung auftauchen, aber nicht im Bestand stehen. Sie sofort anzulegen und mitzuprüfen ist deutlich sinnvoller, als sie für später zu notieren – „später“ kommt erfahrungsgemäß nicht.

Wann ein Gerät nicht mehr geprüft werden muss

Ein Bestand wächst nicht nur, er schrumpft auch. Geräte gehen kaputt, werden ersetzt oder ausgesondert. Für die Fristenüberwachung ist entscheidend, dass sie sauber aus dem Zyklus genommen werden – ohne ihre Historie zu verlieren.

Der Grund: Ein ausgesondertes Gerät soll keine Fälligkeitsmeldung mehr erzeugen. Gleichzeitig muss der Nachweis der Vorjahre erhalten bleiben, denn er bezieht sich auf einen Zeitraum, in dem das Gerät in Betrieb war. Ein gelöschtes Gerät nimmt seine Prüfhistorie mit – und reißt damit eine Lücke in Ihre Dokumentation.

Geräte werden außer Betrieb genommen, nicht gelöscht. Der Nachweis gilt für die Zeit, in der sie im Einsatz waren.

Häufige Fragen zum Gerätebestand

Müssen private Geräte von Mitarbeitern erfasst werden?

Sobald ein Gerät im Betrieb eingesetzt wird, unterliegt es der Prüfpflicht des Unternehmers – unabhängig davon, wem es gehört. In der Praxis ist die sauberste Lösung, private Geräte entweder auszuschließen oder in den Bestand aufzunehmen und mitzuprüfen.

Wie geht man mit Mietgeräten um?

Auch hier gilt: Wer das Gerät im Betrieb einsetzt, verantwortet den sicheren Zustand. Bei kurzfristiger Anmietung ist der Nachweis des Vermieters heranzuziehen; bei längerer Nutzung gehört das Gerät in den eigenen Bestand mit eigener Fristenführung.

Wie fein sollte die Gliederung nach Standorten sein?

So fein, dass ein Prüfer die Geräte findet, ohne zu suchen – und so grob, dass sie nicht bei jeder Umstellung im Betrieb geändert werden muss. Gebäude und Etage oder Halle und Bereich sind meist die richtige Ebene; einzelne Räume werden oft zu kleinteilig.

Lohnt sich der Aufwand bei nur 200 Geräten?

Der Aufwand für den Aufbau ist proportional zur Gerätezahl, der Nutzen aber proportional zur Zahl der Prüfungen. Bei 200 Geräten mit halbjährlicher Prüfung sind das 400 Prüfvorgänge im Jahr – jeder davon profitiert von einem sauberen Bestand.

Was passiert mit dem Bestand, wenn wir den Prüfdienstleister wechseln?

Wenn der Bestand beim Dienstleister liegt, wandert er mit ihm – und Sie beginnen von vorn. Deshalb sollte das Verzeichnis dort geführt werden, wo die Verantwortung liegt: beim Betreiber. Ein Dienstleister kann darin arbeiten, ohne es zu besitzen.

Fristen und Nachweise an einer Stelle

CertiDesk führt den Bestand, meldet fällige Prüfungen und erzeugt den Nachweis automatisch.

Demo anfragen