Dokumentationspflichten: Was der Nachweis enthalten muss

Warum die Dokumentation so wichtig ist

Im Schadensfall zählt nur, was nachweisbar ist. Berufsgenossenschaft und Versicherer fragen nach dokumentierten Prüfungen – fehlen sie, haftet im Zweifel der Unternehmer. Die Dokumentation ist damit kein Papierkram, sondern die Absicherung des Betriebs.

Was ins Prüfprotokoll gehört

Eindeutige Gerätezuordnung (Inventarnummer, Bezeichnung, Standort), Prüfdatum und Prüfanlass, durchgeführte Prüfschritte mit Messwerten und Grenzwerten, das verwendete Prüfmittel mit Kalibriernachweis, das Gesamtergebnis, der Prüfer sowie der nächste Prüftermin.

Wichtig ist die historische Korrektheit: Ein Protokoll dokumentiert den Zustand zum Prüfzeitpunkt und darf sich nachträglich nicht ändern – auch dann nicht, wenn Vorlagen oder Stammdaten später angepasst werden. CertiDesk friert deshalb Kriterien, Messwerte und Prüfmitteldaten im Bericht ein.

Bestandsverzeichnis und Fristenübersicht

Neben den Einzelnachweisen empfiehlt sich ein Bestandsverzeichnis aller Betriebsmittel mit Prüfstand und Fälligkeit – als Übersicht für den Betreiber und als Planungsgrundlage für die nächste Wiederholungsprüfung. In CertiDesk lässt sich dieses Verzeichnis je Kunde als PDF erzeugen und direkt versenden.