Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen oder die Anwendung CertiDesk nutzen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen entnehmen Sie der nachfolgenden Datenschutzerklärung.

Wer ist verantwortlich?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website und in der Anwendung erfolgt durch den Anbieter. Dessen Kontaktdaten finden Sie im Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“.

Eine Besonderheit gilt für die Daten, die ein Prüfbetrieb in CertiDesk über seine eigenen Kunden erfasst: Dafür ist der jeweilige Betrieb verantwortlich, wir verarbeiten diese Daten ausschließlich in seinem Auftrag. Näheres unter Ziffer 6.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Zum einen dadurch, dass Sie sie uns mitteilen – etwa wenn Sie uns eine E-Mail schreiben oder ein Konto in der Anwendung nutzen. Andere Daten erfasst unser System beim Aufruf der Seite automatisch, vor allem technische Daten wie Browser, Betriebssystem und Uhrzeit des Zugriffs.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Zur fehlerfreien und sicheren Bereitstellung der Website, zur Erbringung der vertraglich vereinbarten Leistungen und zur Bearbeitung Ihrer Anfragen. Eine Analyse Ihres Nutzungsverhaltens findet nicht statt.

Welche Rechte haben Sie?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Ferner steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

2. Hosting

Hetzner

Wir hosten diese Website und die Anwendung bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen (nachfolgend „Hetzner“). Die Server stehen in Deutschland. Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Hetzner: https://www.hetzner.com/de/rechtliches/datenschutz

Die Nutzung von Hetzner erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen und sicheren Bereitstellung unseres Angebots. Mit Hetzner besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV), der gewährleistet, dass die Verarbeitung nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO erfolgt.

Fehlerüberwachung (Sentry)

In der Anwendung setzen wir Sentry zur automatischen Erkennung technischer Fehler ein. Anbieter für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist die Sentry GmbH, Hallerstraße 5, 10587 Berlin; die Daten werden auf Servern innerhalb der EU verarbeitet. Mit Sentry besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung.

Übermittelt werden ausschließlich technische Angaben zum Fehler: Fehlermeldung, Programmzeile, aufgerufene Adresse, Browser und Betriebssystem. Wir haben Sentry ausdrücklich so eingestellt, dass keine Nutzerdaten, keine Inhalte von Anfragen und keine IP-Adressen übertragen werden. Eine Bildschirmaufzeichnung Ihrer Sitzung (Session Replay) setzen wir bewusst nicht ein, weil dabei Kundendaten, Messwerte und Mängelfotos sichtbar würden.

Die Meldungen laufen über unseren eigenen Server und nicht direkt aus Ihrem Browser zu Sentry. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; wir haben ein berechtigtes Interesse daran, Fehler in einer Anwendung, die Prüfnachweise erzeugt, schnell zu erkennen und zu beheben. Fehlermeldungen werden nach 30 Tagen gelöscht.

E-Mail-Versand

Für den Versand von System- und Benachrichtigungs-E-Mails nutzen wir den Dienst der Neue Medien Münnich GmbH (ALL-INKL.COM), Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf. Auch hierüber besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung. Nutzt ein Betrieb in CertiDesk eine eigene Absenderadresse mit eigenen Zugangsdaten, läuft der Versand über den von ihm gewählten Anbieter; die Verantwortung für dessen Auswahl liegt dann bei ihm.

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten ernst und behandeln sie vertraulich sowie entsprechend den gesetzlichen Vorschriften und dieser Datenschutzerklärung. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet – etwa bei der Kommunikation per E-Mail – Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Ahmad Al Hayawi
Grombühlstraße 53
97080 Würzburg
Telefon: +49 1522 4382394
E-Mail: info@certidesk.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Erklärung keine speziellere Speicherdauer genannt ist, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Verarbeitung entfällt. Machen Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend oder widerrufen Sie eine Einwilligung, werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung bestehen – etwa steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen. Im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO besteht oder eine sonstige Rechtsgrundlage dies erlaubt. Eingesetzte Dienstleister sind in dieser Erklärung benannt. Sie verarbeiten die Daten ausschließlich innerhalb der Europäischen Union.

Widerruf Ihrer Einwilligung

Viele Verarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Eine bereits erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein darauf gestütztes Profiling.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Für unseren Sitz zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Die direkte Übertragung an einen anderen Verantwortlichen erfolgt, soweit technisch machbar.

Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger sowie den Zweck der Verarbeitung, und gegebenenfalls ein Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Website und die Anwendung nutzen aus Sicherheitsgründen eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und am Schloss-Symbol in der Browserzeile.

Widerspruch gegen Werbe-E-Mails

Der Nutzung von im Rahmen der Impressumspflicht veröffentlichten Kontaktdaten zur Übersendung nicht ausdrücklich angeforderter Werbung und Informationsmaterialien wird hiermit widersprochen. Wir behalten uns ausdrücklich rechtliche Schritte im Falle der unverlangten Zusendung von Werbeinformationen vor, etwa durch Spam-E-Mails.

4. Datenerfassung auf dieser Website (certidesk.de)

Keine Cookies, keine Analyse, keine externen Inhalte

Diese Website setzt keine Cookies, verwendet keine Analyse- oder Tracking-Dienste und bindet keine Inhalte von Drittanbietern ein. Schriften, Grafiken und Skripte werden ausschließlich von unserem eigenen Server in Deutschland ausgeliefert. Insbesondere nutzen wir keine Google Fonts und keine Content Delivery Networks. Beim Aufruf dieser Website wird daher keine Verbindung zu Servern Dritter aufgebaut. Eine Einwilligungsabfrage (Cookie-Banner) ist deshalb nicht erforderlich.

Server-Log-Dateien

Unser Server erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Log-Dateien, die Ihr Browser übermittelt. Dies sind: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer-URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und IP-Adresse. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; wir haben ein berechtigtes Interesse am technisch fehlerfreien und sicheren Betrieb. Die Logdaten werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

Anfrage per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, werden Ihre Anfrage und alle daraus hervorgehenden personenbezogenen Daten zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens bei uns gespeichert und verarbeitet. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist; in allen übrigen Fällen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ein Kontaktformular bieten wir nicht an.

5. Nutzung der Anwendung (app.certidesk.de)

Nutzerkonto und Anmeldung

Für die Nutzung der Anwendung verarbeiten wir Konto- und Anmeldedaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Passwort (ausschließlich als kryptografischer Hash, niemals im Klartext) sowie den Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Sitzungs-Cookie

Nach der Anmeldung setzen wir ein technisch notwendiges Cookie, das Ihre Sitzung ausweist. Ohne dieses Cookie ist eine angemeldete Nutzung nicht möglich. Es dient nicht der Analyse und wird nicht an Dritte übermittelt. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Betriebs- und Prüfdaten

In der Anwendung werden die von Ihrem Betrieb erfassten Daten verarbeitet: Betriebsmittel, Standorte, Prüfvorlagen, Prüfaufträge, Prüfergebnisse und Messwerte, Mängel einschließlich hochgeladener Fotos, Prüfmittel sowie die daraus erzeugten Nachweise. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Kamerazugriff im Feldmodus

Für das Scannen von QR-Codes kann die Anwendung auf die Kamera Ihres Geräts zugreifen. Der Zugriff erfolgt nur nach ausdrücklicher Freigabe durch Ihren Browser. Die Auswertung des Kamerabildes findet vollständig auf Ihrem Gerät statt; es werden weder Bilder noch Videoströme an unsere Server oder an Dritte übertragen. Übermittelt wird ausschließlich der erkannte Code.

Mandantentrennung und Sicherung

Jeder Betrieb arbeitet in einem eigenen, serverseitig getrennten Datenbestand. Die Daten werden täglich gesichert. Zugriffe innerhalb der Anwendung sind an ein Konto und eine Rolle gebunden.

Speicherdauer nach Vertragsende

Nach Ende des Vertrages wird der Zugang gesperrt. Wir halten den Datenbestand für weitere 30 Tage zum Export bereit und löschen ihn anschließend unwiderruflich, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Verarbeitung im Auftrag (Art. 28 DSGVO)

Soweit ein Prüfbetrieb in CertiDesk personenbezogene Daten seiner eigenen Kunden verarbeitet – etwa Ansprechpartner, Anschriften oder Fotos, auf denen Personen erkennbar sind –, ist dieser Betrieb der datenschutzrechtlich Verantwortliche. Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich weisungsgebunden in seinem Auftrag.

Hierfür schließen wir mit dem Betrieb einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Diesen stellen wir auf Anfrage bereit: info@certidesk.de. Betroffene Personen wenden sich mit ihren Rechten bitte an den jeweiligen Betrieb; wir unterstützen ihn dabei nach Weisung.

7. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen unserer Leistungen oder der Rechtslage dies erfordern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.